如何用Excel 自动记录进度? 如何实现数据自动记录技巧

原文标题：《1 分钟！学会用 Excel 自动记录进度，告别手动低效！》

最近隔壁的小王接到了一项任务，需要统计 2019 年至今的项目完成情况，为是否要继续开发新项目做评估，比如直播带货…… 以下是部分表格：

微软Office LTSC 2021专业增强版 简体中文批量许可版 2024年09月更新

• 类型：办公软件
• 大小：2.2GB
• 语言：简体中文
• 时间：2024-09-12

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要求是：

❶ 已完成的项目输入「OK」，单元格标记为黄色；

❷ 将已完成的项目标灰；

❸ 给已到期未完成的项目标记为逾期，并计算逾期天数。

如果觉得文字描述不够直观，可以看看这张图 ↓↓↓

好了，要求都看懂了吧！

接下来，我们来帮他想想，该怎样完成这项任务~

排除手动，用自动标记，我们要做高效职场人！

那么，该如何操作呢？继续往下看，答案马上揭晓~

01、自动标记单元格颜色

这个操作，懂点 Excel 的同学应该都知道怎么做！

不信，来看看！

❶ 选择 E 列；

❷ 在【开始 】选项卡下找到【条件格式 】-【突出显示单元格规则 】-【等于 】；

❸ 在弹出的对话框中输入公式：

="OK"

❹ 填充颜色！

是不是都学会了？

接下来，我们来看看如何自动标记整行颜色：

02、自动标记整行颜色

要实现这一操作，要用的方法，和自动标记单元格颜色有些相似，都要使用【条件格式 】功能。

不同的是，这里需要【使用公式确定要设置格式的单元格 】，不过不会用到公式，超级简单！小白也可以轻松做到！

一起来看具体操作步骤吧！

❶ 选中 A1:G20 单元格区域；

❷ 在【开始 】选项卡找到【条件格式 】-【新建规则 】；

❸ 在弹出的窗口中，选择【使用公式确定要设置格式的单元格 】，并在下面的对话框里面输入公式：

=$E1="OK"

❹ 像上文一样，设置「格式」-【确定 】；

❺ 调整一下【条件格式 】的规则顺序，将「自动标记单元格颜色」的规则放上面。

选中 A1:G20 区域，单击【条件格式 】-【管理规则 】；

在「条件格式规则管理器」中选择「单元格值」，点一下朝上的箭头，确定！结果如下图：

设置完成，我们来看看效果图：

03、自动标记逾期计算逾期天数

接下来，需要完成第 3 点要求：自动标记逾期，并计算逾期天数。

这里需要用到两个比较简单常见的函数：IF 函数和 TODAY 函数。

首先，我们先来算下「逾期天数」；然后，根据逾期天数和是否「OK」来判断是否「逾期」。

👉 操作步骤：

❶ 选中 G2 单元格，输入以下公式，下拉填充：

=IF(E2="OK,"",TODAY()-D2)

👉 公式含义：

如果 E2 单元格中标有「OK」，则当前单元格为空；否则，返回今天和 D2 单元格之间的天数差。

其中，如果为负数，就是指任务还未到期。

PS：「开始日期」和「截止日期」必须是标准日期格式。

❷ 选中 F2 单元格，输入以下公式，下拉填充：

=IF (AND (G2>0,E2<>"OK"),"逾期","")

公式含义：如果 G2 单元格不为空并且 E2 单元格没标「OK」，就显示「逾期」，否则显示为「空」。

到这里，我们就全部设置成功了！

总结一下

我们来回顾一下，本文一共讲了 3 个小技巧：

❶ 自动标记单元格颜色；

❷ 自动标记整行颜色；

❸ 自动标记逾期，计算逾期天数。

PS：以上 3 个小技巧也可以拆分来用哦~

本文来自微信公众号：秋叶 Excel （ID：excel100），作者：机智的秋小 E，编辑：竺兰

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